מדריך הטרמפיסט לניהול הזמן המיטבי

הפוסט המקורי פורסם במאי 2013 אני כל פעם חוזר אליו ולומד עוד משהו…

בפוסט זה אני לא מתכוון לגלות לכם התשובה לחיים, היקום וכל השאר, בשביל זה תשאלו את גוגל.

מה שאני כן רוצה זה לנסות לתרום מניסיוני , שכמובן נבנה גם מניסיונם של אחרים לצורת ניהול זמן.

זה עובד בשביל אחרים ובצורה מסוימת זה עובד גם בשבילי.

ברור שתמיד אני מנסה לשפר :-9   

פוסט זה כתוב בלשון זכר אבל ברור שזה עובד גם בצד הנשי.

• זמן יצירתי – הקצאה לחשיבה, העלאת רעיונות ופתרונות

• זמן הכנה – מוקדש לתכנן משימות , התארגנות ותיאום

• זמן יצרני – ביצוע העבודה בפועל מימוש המשימה כולל טיפול במשברים

• זמן תפעול – נושאי מעטפת "תקורה" מעקב ובקרה, תכתובות ודיווחים

חשוב שהשבוע יכיל את כל סוגי הזמן, כמובן שהתמהיל הנכון הוא לחלוטין סובייקטיבי.

• עבוד בהתאם לתכנון שלך

• קבע פעילויות קבועות , כגון מילוי נוכחות , קריאת הדרכות וכדומה

• עבוד לפי סדר חשיבות ולא על פי סדר דחיפות, כמובן שבמרבית המקרים

• נצל ביעילות זמני ביניים (Backlog)

• קבע מטרות ויעדים לכל פגישה שאתה מוביל

• אל תענה לטלפונים בזמן פגישה או דיון

• בפגישות שאתה מוביל סיים 5 דקות לפני הזמן.

• פגישות שדורשות פעילות המשך סכם את המשימות כולל זמן לביצוע

• אשתדל להגיע 5 דקות לפני תחילת הפגישה או בדיון

• במידה ואתה מאחר, ידע את אחראי הפגישה. זכור הזמן של כולם חשוב לפחות כמו שלך!

• יצר מקום ויזואלי עם כלל המשימות שלך. חשוב שיהיה נגיש לך ולמנהלים שלך בשעת הצורך.

ניהול יומן הוא אחד מהגורמים שהופך מישהו מחובבן למקצוען.

• מפה את המשימות המוטלות עליך

• קבע יעדים וסדרי עדיפויות

• תכנן את המשימות ביומן ועדכן אותם באופן שוטף. גם בדיעבד. לדומה אם עסקתי במשך שעתיים בכתיבת דוגמת קוד או הכנת מצגת אסמן זאת ביומן כמשימה.

• התחל את היומן במשימות החשובות

• רכז משימות דומות וטפל בהן בבת אחת

• הקצה זמן קבוע לתכנון של היום או השבוע הבא

• הכנס ליומן זמן להפסקת צהרים

• הכנס אירועים פרטים ליומן (כמובן שברגישות) וסמן אותם מחוץ למשרד

• הכנס תזכורות כגון ימי הולדת, מועדי השלמת משימות ונושאים לבדיקה

• צבע את סוגי המשימות בצבעים שונים על מנת שתוכל להבחין האם חלוקת הזמן נכונה. אני באופן אישי מגדיר צבעים לפי פרויקטים ותחומי עיסוק. במבט אחד מאוד קל לי להבין "על מה בזבזתי את הזמן"

• פגישות כפולות זה אכזבות כפולות, נהל הרישום הכפול בצורה נבונה. בכל מקרה באותו יום וודא שאין לך רישום כפול.

אחד מהגורמים הקריטיים לתקלות בארגון זה בלאגן הדואר. לכן חשוב מאוד לראות איך מייצרים סדר במקום שהכי קל ליפול.

• זכור מרוב עצים (דואר שלא נקרא) לא רואים את היער (המשימות לביצוע)

• כלל אצבע – אל תשאיר דואר שלא נקרא יותר מ 24 שעות (למעט אם אתה בחופש). הקצב זמן קצר לתיוגו והבנה מה צריך לעשות עם הדואר.

• העבר או תייג את הדואר לקטגוריות מתאימות.

• הקפד על נמעני TO מתאימה וכמובן כל השאר ב CC.

• דואר ששלחת וחשוב לך שלא קיבלת עליו משוב תוך מספר ימים נסה לברר מה הסיבה.

מי שאומר "שלי זה לא יקרה" כנראה זה קורה לו כל הזמן. אנחנו חיים בעולם דינמי (וטוב שכך) משימות בלתי מתוכננות תמיד קורות.

• עצור! אל תמהר ללא חשיבה מקדימה.

• תכנן כיצד להתמודד עם הבלת"מ ומה נדרש כדי ליישמו

• בחן המשמעות של פגיעה בתכנון משימות אחרות

• הערך את חשיבות הבלת"מ למול המשימות האחרות ובמידת הצורך הרם דגל

אז זהו שיש הרבה קשר :-9

הרבה פעמים אני רואה, ובכל הרמות. ניהול זמן , משימות ודואר לא טוב מיצר בזבוז.

כאשר לא נשאר זמן מוותרים על הדברים "שקל" לוותר כמו דרישות לא פונקציונאלית , הנדסת תוכנה ותהלכי פיתוח בריאים. הדבר יוצר חובות טכנולוגים שבהרבה מקרים "הורגים" פרויקט ומחסלים את חדוות היצירה!

הרבה פעמים הצוות או הבודד נמצאים במצב של כאוס בגלל ניהול זמן ומשימות לא טוב. ניהול זמן ומשימות טוב מוציא אותנו ממצב של כאוס למצב של למידה וזה חשוב.

דעתי האישית שגם בעולם ה Agile וגם בעולם המפל כללים אלו יכולים לעזור ובטוח לא להזיק :-9

ברור שכללים אלו יכולים להיות טובים לא רק לעולם הפיתוח אלה גם לעולמות אחרים, בדיוק כמו Agile ומפל.

כרגיל אשמח לשמוע דעתכם וכמובן לקבל ממכם טיפים למדריך לטרמפיסט ;-9